Kompletní řešení pro každou fázi životního cyklu dokumentu
Zajistíme převod vašich papírových dokumentů do digitální podoby s použitím moderní skenování technologie a OCR rozpoznávání textu. Výstupem jsou prohledávatelné PDF soubory s indexací obsahu, které můžete okamžitě integrovat do vašeho informačního systému.
Služba zahrnuje přípravu dokumentů, skenování, kontrolu kvality, OCR zpracování a předání dat v požadovaném formátu. Pracujeme s materiály různých velikostí a stavů včetně historických dokumentů vyžadujících speciální zacházení.
Poskytujeme profesionální úložiště pro dlouhodobé uchování dokumentů v digitální i fyzické podobě. Naše úložné prostory splňují požadavky na klimatizaci, bezpečnost a ochranu před poškozením.
Digitální archiv je chráněn redundantním zálohováním na více lokalitách s garantovanou dostupností dat. Fyzický archiv je monitorován kamerovým systémem a přístup je řízen na základě oprávnění jednotlivých uživatelů.
Kompletní systém pro evidenci, kategorizaci a vyhledávání v dokumentech. Implementujeme řešení založené na metadatech, která umožňují rychlé vyhledávání podle různých kritérií a verzování dokumentů.
Systém podporuje správu přístupových práv, sledování historie změn a generování reportů o využívání dokumentů. Uživatelské rozhraní je přizpůsobitelné specifickým potřebám vaší organizace a integrovatelné s dalšími firemními systémy.
Automatizujeme procesy spojené se schvalováním, komentováním a distribuci dokumentů mezi jednotlivými pracovníky nebo odděleními. Definujeme pravidla pro směrování dokumentů na základě jejich typu, obsahu nebo stavu zpracování.
Systém posílá automatické notifikace odpovědným osobám, hlídá termíny a eskaluje nedokončené úkoly. Poskytuje přehled o aktuálním stavu všech probíhajících procesů a identifikuje místa, kde dochází k prodlevám.
Zajišťujeme soulad správy dokumentů s legislativními požadavky a interními předpisy organizace. Implementujeme auditní stopu zaznamenávající veškeré operace s dokumenty včetně informací o čase, uživateli a provedené akci.
Pravidelně kontrolujeme dodržování stanovených procesů a generujeme reporty pro účely interních nebo externích auditů. Upozorňujeme na blížící se lhůty pro archivaci nebo likvidaci dokumentů a pomáháme s přípravou na kontroly regulátorů.
Nabízíme odborné poradenství při návrhu strategie pro správu dokumentů, výběru vhodných technologií a optimalizaci stávajících procesů. Analyzujeme současný stav a identifikujeme oblasti pro zlepšení.
Pomáháme s přípravou zadávací dokumentace pro výběrová řízení, hodnocením nabídek dodavatelů a koordinací implementačních projektů. Poskytujeme školení pro interní týmy a transfer znalostí pro samostatný provoz systémů.